「OneDriveがいっぱいです」と出ても、何を減らせばよいのか分かりにくいですよね。写真をまとめて消したら、パソコンからもなくなるのでは、と心配な方も多いと思います。
まずはどのアカウントの、どの保存場所がいっぱいなのかを確かめましょう。OneDriveの容量と、パソコン内のCドライブの容量は別です。整理の方法も同じではありません。
ここでは主に個人用OneDriveを対象に、大切なファイルを残しながら状況を整理する方法を紹介します。職場・学校のOneDriveは契約や管理ルールが異なるため、管理者へ確認してください。
削除する前に、容量と同期の仕組みを確認しましょう
インターネット上の保存領域を確認
パソコン本体の保存領域を確認
削除がほかの場所にも反映される
表示された場所とアカウントを確認する
通知に「OneDrive」「Microsoft ストレージ」などの名前があるかを見ます。家族で使っているパソコンや、個人用と仕事用を併用している場合は、どのアカウントの通知かも確認してください。
OneDriveの雲のアイコンを開くか、普段利用している公式のOneDriveへサインインし、アカウントと使用量を見ます。別のアカウントを開いていると、通知と容量表示が合わないことがあります。
Cドライブに空きがあっても、クラウド側の上限には別に達することがあります。逆にOneDriveに余裕があっても、パソコン側の容量不足は起こります。数字を比べる前に、表示の名前をそろえましょう。
同期した場所の削除はほかにも伝わる
同期とは、複数の場所でファイルの状態をそろえる仕組みです。パソコンのOneDriveフォルダー内で削除すると、OneDriveのWeb上や同じアカウントで同期する機器にも削除が反映されます。
「パソコンに見えているから別のコピーもある」とは限りません。デスクトップやドキュメントもOneDriveの対象になっている場合があります。フォルダー名だけで判断せず、実際の保存場所を確認してください。
家族の写真や共有する書類は、まず別の保存先に使えるコピーがあるか確認します。空きを作るために、よく分からないフォルダーをまとめて削除するのは避けましょう。
「空き領域を増やす」と削除を区別する
OneDriveのファイルを右クリックしたときの「空き領域を増やす」は、主にパソコン側のコピーをオンラインのみへ戻す操作です。クラウドのファイルを消してOneDriveの使用量を減らす操作ではありません。
雲のマークが付くオンラインのみのファイルは、開くときにダウンロードが必要です。インターネットにつながらない場所では使えないため、外出先で使う書類は保存状態も確認しておきましょう。
大きなファイルから、残すものと整理するものを分けましょう
大きい動画や不要な複製を確認
同期対象外の保存先で開けるか確認
共有への影響とごみ箱も確認
OneDriveのストレージ管理を開く
OneDriveのWeb画面で、使用している記憶域やストレージ管理の表示を開きます。画面構成は変更されることがあるため、見つからない場合は公式の容量確認案内を参照してください。
大きなファイルを確認し、長い動画、重複して取り込んだ写真、不要になった書類などから中身を見ます。サイズが大きいことと不要であることは別なので、名前だけで消さないようにしましょう。
Microsoftの個人用クラウドストレージには、OneDrive以外の対象データも含まれる場合があります。表示された使用量の内訳を読み、写真だけが原因と決めつけず、どこで使っているかを確認します。
必要なファイルは別の保存先で確認する
クラウドから減らして別の場所へ保管したい場合は、先に外付けドライブなどの同期対象外の保存先へコピーします。オンラインのみのファイルは、コピーの際にダウンロードが必要になることがあります。
保存先に十分な空きがあるかを確認し、まず一つのファイルで試します。コピーが終わったら、保存先からそのファイルを開き、写真や文書の内容が読み取れるかを確かめてください。
ショートカットを作っただけでは、元のファイルの保管にはなりません。コピー先のファイルが実際に存在するか、サイズや内容を確認します。大切なものは、別の媒体にも残すことを検討しましょう。
大量のファイルでは、途中でエラーが出ていないかも見ます。件数だけで完全なコピーとは断定できませんが、必要なフォルダーと代表的なファイルを確認すると、取りこぼしに気付きやすくなります。
削除とごみ箱を段階的に確認する
コピーを確認でき、OneDrive上には不要と判断できたものだけを少しずつ削除します。共有ファイルは、ほかの人が利用していないかを確認してから扱いましょう。
OneDriveのごみ箱にあるファイルも容量に関係します。ただし、ごみ箱を空にすると通常のごみ箱からの復元はできなくなります。整理直後に一括で空にせず、必要なものが混じっていないか確認してください。
Windowsのごみ箱とOneDriveのWeb上のごみ箱は同じ画面ではありません。どちらを操作しているかが分からないときは、削除を止めて相談して大丈夫です。
整理後は同期状態を確認し、保存方法を見直しましょう
正しいアカウントで見直す
新しい書類が保存できるかを見る
整理・別保存・容量追加を比較
容量の数字だけで作業完了にしない
整理後は使用量を見直し、雲のアイコンにエラーや同期停止の表示が残っていないか確認します。容量超過中は、新しいファイルのアップロードや編集、同期が制限されることがあります。
表示の反映には時間がかかる場合もあります。変わらないからと続けて大量に削除せず、削除した対象とアカウントを再確認しましょう。容量不足以外のエラーがあれば、その文言も控えます。
容量追加は、必要な量と契約を見て判断する
残したいファイルが多い場合は、容量を追加する方法もあります。ただし、先に現在の契約と使用量を確認し、必要な容量、料金、更新条件を公式の契約画面で比較してください。
別の媒体へ保管するなら、その媒体の故障や紛失に備えることも必要です。「クラウドをやめれば安心」「全部クラウドなら安心」と一律には決めず、使い方に合う保存先を考えましょう。
どれを消してよいか分からないときは
相談時は、容量不足の表示、使用量と上限、個人用か仕事用か、どこにファイルを残したいかをお知らせください。写真や書類の中身、アカウントのパスワードを送る必要はありません。
ITクラークのお問い合わせから「写真を残したまま容量を整理したい」とご相談いただけます。大切なファイルを守れる順番を、一緒に確認しましょう。
関連するお困りごと：大切なデータのバックアップ
確認に使用した公式情報
Microsoft：OneDriveがいっぱいと表示される場合
Microsoft：ファイルとフォルダーの同期
Microsoft：ファイルオンデマンドでディスク領域を節約
※アイキャッチはAIで作成したイメージです。実際のお客様・スタッフの写真ではありません。図解は確認の流れを示したもので、実際の操作画面とは異なります。
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