「お店からのお知らせに埋もれて、大事なメールが見つからない」。Gmailの受信トレイが増えてきたら、まずは一つの差出人だけを整理してみませんか。
Gmailでは、メールに付けるラベルと、条件に合うメールを自動で処理するフィルタを組み合わせられます。最初は削除や移動をせず、ラベルを付けるだけにすると変化を確認しやすくなります。
ここではパソコンのブラウザでGmailを開いて設定します。スマートフォンのアプリと画面が違うため、フィルタの作成や修正はパソコン側で進めてください。
ラベルと振り分けの条件を決めましょう
メールに付ける、探すための目印
条件に合うメールへ自動で処理
ラベルを付けても残せる場所
ラベルはフォルダーと同じではない
Gmailのラベルは、メールを分類する目印です。一つのメールに複数のラベルを付けられ、受信トレイに置いたまま「買い物」などのラベルを付けることもできます。
ラベルが付いているからといって、別のコピーが保存されたわけではありません。メール自体を削除すると、ラベルを付けた場所だけに内容が残るわけではない点に気を付けましょう。
自分が付けたラベル名は、通常、送信相手に見せるものではありません。「要確認」「家族」など、自分が探しやすい短い名前を考えます。最初から細かく増やしすぎないのがおすすめです。
一つの差出人から始める
振り分ける条件は、最初は差出人のメールアドレスが分かりやすいでしょう。表示名だけで判断せず、実際のメールを開いて、相手のアドレスを確認してください。
たとえば買い物のお知らせをまとめたい場合も、同じお店から注文確認や重要なお知らせが届くことがあります。まとめて受信トレイから外す前に、どんなメールが対象になるか確かめます。
最初の設定では「削除する」や「受信トレイをスキップ」は選ばず、ラベルを付けるだけにして様子を見ましょう。見落としを増やさず、仕組みに慣れやすくなります。
検索で対象を確認してからフィルタを作りましょう
目的のメールだけが出るか確認
分かりやすい名前を作る
今後の受信に適用する
検索オプションで差出人を指定する
パソコンでGmailを開き、検索ボックスの右側にある検索オプションを開きます。「From」など差出人を指定する欄へ、確認したメールアドレスを入力します。
まず「検索」を押して、表示されたメールを見ます。目的のメールが含まれているか、関係のないものが大量に混じっていないかを確認してください。検索での確認を先にすると、条件の間違いに気付きやすくなります。
件名も条件に加える場合は、毎回共通する言葉かを考えます。今回の注文番号など、そのメールだけにある文字を指定すると、次回のメールは対象にならない場合があります。
反対に「お知らせ」のような広い条件だけでは、別の差出人から来た大切なメールも含まれるかもしれません。まず差出人で絞り、必要な場合だけ条件を追加しましょう。
ラベルを付ける設定を選ぶ
検索条件を確認できたら、同じ条件の検索オプションで「フィルタを作成」を選びます。次の画面で「ラベルを付ける」にチェックを入れ、既存のラベルか「新しいラベル」を選びます。
新しい名前は「買い物のお知らせ」など、中身が想像できるものにします。ラベルはGmail左側のラベル欄にある追加ボタンから作成する方法もあります。
この段階では「既読にする」「削除する」「受信トレイをスキップ」などを必要なく選ばないでください。ラベルを付けることと、メールを読んだ状態にすることは別の処理です。
設定内容を見直して「フィルタを作成」を押します。選んだ条件に合う今後のメールに、指定した処理が行われるようになります。
過去のメールも整理するか決める
フィルタ作成画面に、条件に一致する既存のメールにも適用する項目がある場合は、過去分も整理するか選びます。件数や検索結果を確認してからチェックしてください。
今後のメールだけで試したいなら、過去分への適用は選ばずに作成します。すでに届いているメールへラベルを付けても、その操作だけで今後のメールが自動分類されるわけではありません。
過去分が多い場合は、一度に全部整理しようとせず、まず目的のラベルが見つけやすいか確認します。新しい分類に慣れてから範囲を広げても大丈夫です。
振り分けの結果を確認し、必要なら修正しましょう
目的のメールがまとまっているか
残したいメールが見えているか
アドレスや件名が変わっていないか
次に届いたメールで確認する
対象の差出人から新しいメールが届いたら、ラベルが付いているか確認します。受信トレイにも残す設定なら、両方から同じメールを確認できる状態になります。
スマートフォンでも同じGoogleアカウントを使っているか確認し、ラベルの一覧からメールを探します。アカウントを複数使っていると、別の受信トレイを見ていることがあります。
会話がまとまって見える表示でも、返信や新しいメールがフィルタ条件に合わなければ、同じように分類されるとは限りません。新しいメールの差出人や件名を改めて確認してください。
うまく分かれないときは条件を見直す
Gmail右上の設定から「すべての設定を表示」を開き、「フィルタとブロック中のアドレス」を選びます。対象のフィルタの「編集」から条件を見直し、続く画面で処理内容を確認して更新します。
メールアドレスの打ち間違い、不要な件名の条件、別のお店のアドレスを指定していないかを確認します。複数のフィルタがある場合は、似た条件が重なっていないかも見てください。
不要になったフィルタは、同じ一覧から削除できます。ただし、フィルタを削除することと、すでに付いたラベルやメールそのものを削除することは別です。設定を止めた後も、既存の分類は確認しましょう。
見つからないメールがある場合は、いきなり新しいフィルタを増やさず、検索で差出人や件名を探します。受信トレイをスキップする設定を選んでいたかどうかも、一覧で確認してください。
大切なメールを見落とさない運用にする
ラベルの色を変える場合も、色だけに頼らず名前で区別すると探しやすくなります。似た名前を増やすより、「確認が必要」「保管用」のように、使う目的をはっきりさせましょう。
フィルタは迷惑メール判定を保証する機能ではありません。整理したいだけのメールで、むやみに「迷惑メールにしない」や自動転送を設定する必要はありません。目的に必要な処理だけを選びます。
相談時は「この差出人をまとめたい」「受信トレイにも残したい」と、希望する見え方をお伝えください。ITクラークのお問い合わせから、いつものメールの使い方に合わせた整理をご相談いただけます。
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確認に使用した公式情報
Google：メールのフィルタルールを作成する
Google：ラベルを作成してGmailを整理する
※アイキャッチはAIで作成したイメージです。実際のお客様・スタッフの写真ではありません。図解は確認の流れを示したもので、実際の操作画面とは異なります。
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