「送った資料の共有を終えたい」「以前の共有リンクが、まだ使えるのか気になる」。OneDriveの共有は便利ですが、用事が済んだ後の見直しも大切です。
共有を止めるときは、ファイルを消すのではなく、アクセスの管理でリンクや相手の権限を確認するところから始めます。一つのリンクを消しただけでは、別の方法でアクセスできる場合もあります。
この記事は、自分が所有しているファイルをブラウザ版OneDriveで確認する流れです。個人用と職場・学校用では画面が異なり、組織の設定や権限によって変更できないことがあります。
誰との、どの共有を終えるか整理しましょう
すべてのアクセス方法を確認
相手とリンクの両方を確認
閲覧まで止めるのか区別する
ファイル名と保存場所を確かめる
OneDriveにサインインし、対象のファイルを探します。同じ名前のコピーがある場合は、保存フォルダーと中身を確認してください。別の資料の共有を止めないよう、一つずつ操作します。
対象のファイルを選択し、情報のアイコンから詳細を開きます。共有やアクセスの項目にある「アクセス許可の管理」「アクセスの管理」などを開くと、誰がどの方法で利用できるか確認できます。
複数のファイルを同時に選ぶと、見える項目が変わることがあります。最初は一つだけ選び、対象名を確かめてから進みましょう。
リンクと、相手に付けた権限を分ける
OneDriveには共有リンクを使う方法と、特定の相手へ直接アクセスを付ける方法があります。管理画面にリンクの一覧とユーザーの一覧がある場合は、両方を確認します。
「このリンクを知っている人」と共有したのか、特定のメールアドレスを指定したのかでも範囲が変わります。リンクを誰に送ったかだけでなく、リンク自体に設定された対象を見てください。
編集を止めて読むだけにしたい場合と、開けないようにしたい場合は別です。先に希望を決めると、必要な共有まで止めずに済みます。
アクセスの管理から共有を変更しましょう
対象のリンクを削除する
対象の相手のアクセスを削除する
共有元と影響範囲を確認する
個人用OneDriveで共有リンクを削除する
個人用OneDriveでは、対象ファイルの詳細からアクセスの管理を開き、共有リンクの一覧を確認します。該当するリンクの削除、または×印など、リンクを取り除く操作を選びます。
確認画面が出たら、削除する対象がリンクであることを読み、共有を止めたいリンクか確認して確定します。画面の構成によっては、リンクの設定を開いてから削除を選ぶ流れになります。
リンクの削除は、そのリンク経由でのアクセスを止める操作です。資料そのものをOneDriveから削除する必要はありません。共有を終えるためにファイルをゴミ箱へ移す方法は避けましょう。
職場・学校用でリンクやユーザーを確認する
職場・学校用では、アクセスの管理の「リンク」などのタブで共有リンクを確認し、対象リンクの削除を選びます。全員との共有を終えるための「共有を停止」がある場合も、対象を確認して操作します。
特定の相手に直接アクセスを付けている場合は、その人の権限を開き、アクセスの削除などを選んで適用します。名前が似ている人がいないか、表示されたアカウントも確認してください。
編集から表示だけへ変更できる場合もありますが、リンクの種類によっては、そのまま切り替えられません。必要なら古いリンクを削除し、目的に合う権限の新しいリンクを作る方法になります。
新しいリンクを作り直すときは、閲覧だけでよい資料に編集を許可しないようにします。共有相手への案内も必要になるので、共同作業中なら変更前に関係者へ確認しましょう。
削除できない場合は、共有元を確認する
ファイル自体で共有を変更できない場合は、上のフォルダーやサイトの設定から権限を受け継いでいる可能性があります。「継承」と表示されることもありますが、専門用語を覚える必要はありません。
この場合は、共有元になっているフォルダーやサイト、管理している人を確認します。自分がファイルの所有者ではないときも、変更できる人へ相談する必要があります。
親フォルダーの共有を止めると、中のほかの資料にも影響する場合があります。一つのファイルだけを止めたいのに、フォルダー全体の設定を変えてよいとは限りません。影響が分からない場合は、その画面で止めて相談しましょう。
停止後の確認と、残るデータの扱いを考えましょう
リンクと相手のアクセスを再確認
別リンク・直接権限・親フォルダー
共有停止では回収できない
同じ管理画面で変更結果を見る
操作後にアクセスの管理を開き直し、対象のリンクや相手の権限が残っていないか確認します。複数のリンクがあった場合は、どれを削除したのかも見直してください。
自分のアカウントで元のリンクを開けても、それだけで共有停止に失敗したとは判断できません。所有者としてのアクセス権で開いている可能性があります。まず管理画面の設定を確認するのが基本です。
必要に応じて、共有していた相手にリンクを開けるか確認してもらいます。自分のパスワードを相手へ渡したり、相手のアカウントで代わりにログインしたりする必要はありません。
ダウンロード済みのコピーは残る
共有を止めると、OneDrive上の元のファイルへのアクセスを制限できます。ただし、相手がすでにダウンロードしたコピーや撮影した画像まで消せるわけではありません。
送る相手やファイルを間違えた場合は、共有停止と合わせて、相手に削除を依頼するなどの対応を考えます。会社や学校の情報なら、自己判断で隠さず担当者へ状況を伝えてください。
「リンクを削除したので完全に回収できた」とは言い切れません。何を共有したか、いつ送ったか、どこまで変更したかを整理すると、その後の判断に役立ちます。
今後の共有を見直す
共有の目的が終わったタイミングで、アクセスの一覧を見直す習慣を付けると安心です。提出用の資料、家族に見せる写真、共同編集する文書では、必要な権限が違います。
整理するときは、一度に大量の共有を外すより、用事が終わったファイルから確認します。仕事で利用中の資料なら、相手が困らないよう終了時期を相談しておきましょう。
相談時は、個人用か職場用か、自分が所有者か、リンクを消したいのか特定の人だけ外したいのかを伝えてください。分からない部分は「この画面に削除がありません」という説明で大丈夫です。
ITクラークへのお問い合わせでは、ファイル共有の整理や確認方法もご相談いただけます。いま使えている資料を守りながら、必要な共有だけを残す方法を一緒に考えましょう。
関連するお困りごと：ファイル共有についてのご相談
確認に使用した公式情報
Microsoft：OneDriveとSharePointの共有とアクセス許可を管理する
Microsoft：OneDriveでの共有・編集・ファイル管理
※アイキャッチはAIで作成したイメージです。実際のお客様・スタッフの写真ではありません。図解は確認の流れを示したもので、実際の操作画面とは異なります。
コメント